Zapobieganie występowania usterek

Prewencja techniczna

Zarządzanie techniczne nieruchomością to bardzo złożony proces, którego efektem jest zadowolenie zarówno najemców, jak i właściciela nieruchomości. Komfort najemcy to element, który można analizować i oceniać w wielu obszarach, ale na pewno komfortu najemca nie będzie odczuwał, jeśli instalacje budynkowe nie będą działać w sposób prawidłowy. Jako przykład warto wymienić instalacje HVAC, KD, windy czy instalacje elektryczne.

Wiadomo jest, że tak naprawdę wpływ na komfort ma sprawność wszystkich instalacji, dlatego chcąc uniknąć przykrych niespodzianek, jakimi są nieprzewidywalne awarie, lepiej jest działać prewencyjnie poprzez planowe przeglądy i remonty, niż czekać aż coś się popsuje i wtedy dopiero gasić „pożar”. Tak jak przy wszystkich zaplanowanych działaniach ważne jest podejście systemowe, czyli takie, którego skutki da się przewidzieć w postaci minimalizacji ryzyka powstawania usterek.

Przy wdrożeniu procesu pomocne zawsze są narzędzia, przy pomocy których możemy tym procesem sterować, a w tym przypadku to prawidłowo zaplanowany harmonogram przeglądów, tzw. PPM (PlannedPreventiveMaintenance). Złożoność takiego narzędzia potęguje fakt, iż informacje potrzebne do przygotowania, a później do realizacji PPM znajdują się w obszernej dokumentacji, np. technicznej, umowach gwarancyjnych (warunki gwarancji), dokumentach DTR (dokumentacja techniczno-ruchowa) urządzeń, instrukcjach użytkownika, zaleceniach producentów, instrukcji bezpieczeństwa pożarowego, prawie budowlanym i innych. Chcąc nad tym zapanować, potrzeba narzędzia, gdzie uwzględnimy wszystkie zebrane informacje, wcześniej inwentaryzując pod względem technicznym cały budynek. Informacje, jakie powinny być uwzględnione w tabeli PPM, to: rodzaj instalacji/urządzenia, liczba sztuk, producent, DTR urządzenia (liczba przeglądów w roku), lokalizacja urządzenia, warunki gwarancyjne, informacja o tym, kto będzie przeprowadzał przegląd, oraz kalendarz z planem przeglądów i inspekcji.

Bez metodycznego podejścia w bardzo łatwy sposób można pominąć jakieś urządzenie/instalację i wtedy mamy poważny problem, szczególnie jeśli dotyczy to urządzenia, którego przegląd jest wymagany prawem. W obecnych czasach wszechobecnej informatyzacji naszego życia komputery przychodzą nam z pomocą i w tym obszarze. Na rynku jest wiele programów CAFM (ComputerAidedFacilities Management), gdzie jeden z elementów stanowi PPM oparty najwcześniej wprowadzonych danych z inwentaryzacji technicznej. Gdy program tego typu jest już odpowiednio skonfigurowany oraz zaopatrzony w dane, w bardzo łatwy sposób informuje specjalistów FM o zbliżających się terminach zaplanowanych przeglądów, automatycznie wystawia zlecenie zawierające wszystkie niezbędne informacje o warunkach realizacji przeglądu z uwzględnieniem czynności przeglądowych, nadaje status zleceniom („oczekuje na realizację”, „realizowane”, „zakończone”, „przeterminowane”), a w przypadku przekroczenia terminu realizacji specjalista FM jest o tym automatycznie informowany. Po zakończeniu przeglądu program generuje protokół, który podpisany z datą realizacji stanowi dowód na przeprowadzenie przeglądu i czynności z nim związanych. Niezwykle ważnym elementem jest optymalizacja liczbyprzeglądów z uwzględnieniem zasadności technicznej, racjonalności finansowej, prawdopodobieństwa wystąpienia awarii, bezpieczeństwa energetycznego oraz pożarowego. We wszystkim jednak należy zachować zdrowy rozsądek, czyli zoptymalizować liczbęprzeglądów. Ich nadmiar to niepotrzebne koszty, a z drugiej strony niedostateczna ich liczbaoznacza ryzyko awarii technicznych lub poniesienia konsekwencji prawnych. Na rynku jest wiele systemów informatycznych zawierających moduł PPM, jednak najważniejsze są dane, jakie wprowadzimy do takiego systemu, gdyż tylko wtedy narzędzie tego typu pracuje efektywnie, stanowiąc dla nas narzędzie pomocne do realizacji założeń PPM.

AR
dyrektor ds. rozwoju Zinel Facility Management