Zarządzanie techniczne wielofunkcyjnymi nieruchomościami użyteczności publicznej

Wielofunkcyjne nieruchomości użyteczności publicznej to takie, które spełniają kilkanaście funkcji dla ich użytkowników. Możemy w nich zorganizować bal, koncert, wystawę czy targi handlowe zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. W Polsce jest już wiele takich obiektów, a ich liczba wzrasta z roku na rok i w dużych, i mniejszych miastach. Przykłady to: Spodek, Międzynarodowe Centrum Konferencyjne w Katowicach, Europejskie Centrum Solidarności w Gdańsku, nowe miejskie stadiony (wybudowane na Euro 2012), Międzynarodowe Targi Gdańskie, Hala Widowiskowo-Sportowa Ergo Arena w Sopocie, Tauron Arena Kraków… Jest jeszcze wiele innych nieruchmości, które mogłyby się znaleźć na tej liście, jednak dla potrzeb tego artykułu chciałbym skoncentrować się na kilku z wymienionych.

Analizując zapytania ofertowe z zakresu PM/FM, z pełną odpowiedzialnością mogę stwierdzić, że większość z nich odnosi się do pełnego spektrum usług, tj. property managementu, technicznego FM, ochrony i usług „czystościowych”. Z racji tego, że już od kilku lat jestem odpowiedzialny za rozwój Zinel Facility Management, właśnie do mnie trafiają takie zapy tania, w następstwie czego, po ustaleniu właściwej strategii, rozpoczynam udział w postępowaniu przetargowym. Moje ostatnie doświadczenia wiążą się z przetargiem na Spodek i MCK w Katowicach. To budynki bardzo rozpoznawalne na rynku nieruchomości w Polsce, w szczególności pierwszy. To ikona architektoniczna Śląska, obiekt wręcz historyczny z racji czasów, w jakich został zbudowany oraz osób, które przez te wszystkie lata odwiedzały go, biorąc udział w organizowanych w nim imprezach (rok budowy 1971, kubatura 338 732 m3, powierzchnia użytkowa 29 473 m2). Drugi z nich, całkowicie nowy i zintegrowany ze Spodkiem, wchodzący w skład całego kompleksu wielofunkcyjnego to MCK, czyli Międzynarodowe Centrum Konferencyjne, wyposażone w najnowsze instalacje i urządzenia (rok budowy 2015, kubatura brutto 388 500 m3, powierzchnia użytkowa 34 899 m2). Przy tak złożonych nieruchomościach zarówno w aspekcie funkcjonalnym, jak i technicznym wskazany jest audyt zerowy, który pozwoli na ustanowienie stanu początkowego nieruchomości w wielu obszarach. To szczególnie ważne, gdy firma FM reprezentuje interesy zleceniodawcy przed właścicielem, czego konsekwencją są inwestycje finansowe w potencjalne naprawy, udoskonalenia czy bieżące utrzymanie techniczne.

Po przeprowadzeniu audytu jesteśmy w stanie oszacować wstępne potrzebne inwestycje oraz koszty bieżące, w tym np. koszty zużycia mediów, które przy tego typu nieruchomościach są niebagatelne. Plan obsługi obiektu wraz z PPM oraz strukturą zespołu wymaganego do utrzymania technicznego to również efekt audytu zerowego. Oczywiście pierwsze miesiące po implementacji usługi zweryfikują trochę założenia (tak też było i w naszym przypadku), ale dzięki takiemu podejściu wszystkie strony osiągną cel – minimalizację ryzyka wystąpienia potencjalnych błędów na początku projektu. Mając fazę ofertową, audyt zerowy, negocjacje oraz implementację zmian za sobą, możemy rozpocząć okres właściwego utrzymania technicznego, czyli mozolnej realizacji przeglądów i inspekcji wynikających z PPM, a także usuwania usterek gwarancyjnych oraz pogwarancyjnych. Z dotychczasowego opisu całego procesu obsługi technicznej wielofunkcyjnego obiektu użyteczności publicznej nie wynika, aby istniały duże różnice w stosunku do obsługi innych nieruchomości. Jednakże z racji złożonych funkcji, jakie tego typu budynki spełniają dla użytkowników, rozbieżności pojawiają się dopiero po rozpoczęciu pełnego użytkowania.

Główna różnica w stosunku do biurowców to organizacja imprez masowych i przeprowadzanie wydarzeń publicznych i komercyjnych (np. turnieje hokejowe czy tenisowe, koncerty muzyczne, targi, duże konferencje i inne). Przekładając to na język potoczny, „dzień niepodobny jest do dnia”, czyli każda impreza bądź wydarzenie jest inne, a co za tym idzie – inne są też wymagania techniczne, dobór urządzeń, aktywowanie właściwych instalacji, komfort temperaturowy, zamówienie odpowiedniej ilości energii elektrycznej itd.

Nie ma problemu, gdy wszystkie te elementy są zgodne z naszymi planami i zależą od naszych decyzji, a wykonawstwo od obszaru naszych kompetencji. Niestety, często tak nie jest. W przypadku ekspozycji targowych i czasowo wynajmowanych powierzchni przez wielu najemców często każdy z nich we własnym zakresie organizuje sobie aranżację wynajętej powierzchni wraz z przyłączeniem urządzeń własnych. Właśnie wtedy zaczyna się prawdziwe zamieszanie. Wielokrotnie dochodzi do awarii różnego typu instalacji, od problemów hydraulicznych zaczynając, na elektryce kończąc. Dobra rada dla wszystkich, którzy są zaangażowani w obsługę techniczną tego typu obiektów: pozostawcie sobie ostateczną decyzję i prawo do odbioru podłączenia instalacji najemcy przed jej uruchomieniem (niby jest to oczywiste, a jednak w przypadku wielu najemców podczas odbywających się targów nie zawsze tak się dzieje).

Obsługa techniczna tego rodzaju nieruchomości to także ogromna odpowiedzialność, szczególnie, gdy zabezpieczamy ważne, prestiżowe wydarzenia. Wielokrotnie w przypadku stadionów, sal widowiskowych, muzeów, obiektów targowych wśród odwiedzających mamy znamienite osobistości. Ranga i prestiż zabezpieczanej technicznie imprezy są najwyższe, nie ma więc miejsca na błędy, bo nie wystarczy nam czasu na ich naprawę. Wyobraźmy sobie sytuację, że podczas meczu międzynarodowego gaśnie światło na stadionie, zatrzymuje się winda między piętrami z najważniejszymi gośćmi, awarii ulega kontrola dostępu, zacinają się zamki…. Problemy z z tego powodu dla organizatorów są niewyobrażalne. Co wówczas dzieje się z firmą techniczną? Praktycznie przestaje istnieć na rynku pod względem wiarygodności i solidności, o odszkodowaniach finansowych już nie wspomnę.

Na koniec aby nie snuć pesymistycznych wizji, pragnę wszystkich pocieszyć. Jeśli na każdym etapie procesu obsługi technicznej dokładamy należytej staranności, planujemy, sprawdzamy i działamy zgodnie ze sztuką, nic złego nie powinno się zdarzyć, a nasza firma zamiast kłopotów zdobędzie prestiż, zbuduje markę i zasłużone miejsce na rynku usług FM w Polsce.

Artur Romański
dyrektor ds. rozwoju Zinel Facility Management

Skomentuj