Informacja w sprawie przetwarzania danych osobowych

Poniżej znajdziesz informacje o zasadach przetwarzania danych, współadministrowaniu, okresach przechowywania oraz przysługujących Ci prawach.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

W związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych zbieranych w związku z obsługą korespondencji przesyłanej przez Ciebie do Administratora (dalej: „Dane”) są spółki: ZINEL ENGINEERING sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-867), ul. Baletowa 177D, numer KRS: 0000719425, NIP: 9512456127 oraz ZINEL FACILITY MANAGEMENT sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-867), ul. Baletowa 177D, KRS: 0000464193, NIP: 1132865967 (dalej obie spółki zwane będą łącznie jako „Administrator” lub „Współadministratorzy”).

Cele i podstawy przetwarzania Twoich Danych

Twoje Dane będą przetwarzane w celu obsługi korespondencji bieżącej, a także podejmowania czynności związanych z zawarciem i wykonaniem umowy. W związku z obsługą korespondencji przesyłanej przez Ciebie do Administratora przetwarzamy Twoje Dane w zakresie przekazanym w korespondencji.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich Danych jest:

• podejmowanie czynności związanych z zawarciem i wykonaniem umowy. Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• obsługa korespondencji, archiwizacja dokumentów będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na konieczności obsługi korespondencji i odpowiedzi na wpływające maile;
• wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym m.in. obowiązków podatkowych oraz archiwizacyjnych. Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Dostęp do Twoich Danych będą posiadać tylko osoby upoważnione przez Administratora do ich przetwarzania.

Czas przetwarzania Danych przez Administratora

Twoje Dane Osobowe zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy lub do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania, którego podstawą jest nasz uzasadniony interes, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji, podatkowe, rachunkowe) będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa - w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

Twoje Dane udostępnione w ramach kontaktu z nami, będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ew. prowadzenia korespondencji, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Twoje Dane, do których przechowywania zobowiązują Administratora określone przepisy prawa, są przechowywane przez okres ustawowego okresu przechowywania. W przypadku, gdy z realizacją danego celu związane jest wypełnienie wymogów wynikających z prawa podatkowego lub rachunkowego, dane będą również przetwarzane przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zdarzenie podatkowe miało miejsce lub upływał termin płatności podatku.

Pliki cookies i narzędzia analityczne

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego działania oraz - po uzyskaniu Twojej zgody - pliki cookies analityczne. Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym.

W zakresie analityki korzystamy z Google Analytics (GA4), aby mierzyć statystyki odwiedzin oraz ulepszać działanie strony. Podstawą prawną przetwarzania danych w ramach cookies analitycznych jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Podczas pierwszej wizyty wyświetlamy baner cookies, w którym możesz zaakceptować albo odrzucić cookies analityczne. Swoją decyzję możesz w każdej chwili zmienić poprzez ustawienia przeglądarki (w tym usunięcie zapisanych cookies) i ponowne ustawienie preferencji przy kolejnej wizycie.

Dane zbierane za pośrednictwem Google Analytics mogą być przetwarzane przez podmioty z grupy Google. Szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania danych przez Google znajdziesz pod adresem: https://policies.google.com/privacy.

Jakie prawa Ci przysługują?

Przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich Danych, w tym prawo do uzyskania ich kopii, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, przenoszenia ich do innego administratora.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), w sytuacji, gdy przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

Przekazywanie Twoich Danych innym podmiotom

Twoje Dane mogą zostać udostępnione innym odbiorcom lub powierzone innym podmiotom i instytucjom na potrzeby realizacji celu/celów określonych powyżej lub w sytuacjach wynikających z przepisów prawa. W przypadku, gdy jest to konieczne dla prawidłowej realizacji celów Administratora, Twoje Dane mogą zostać przekazane odbiorcom zewnętrznym, którzy pomagają w zarządzaniu przedsiębiorstwem Administratora, w tym w sprawach administracyjnych i organizacyjnych, zapewniają wsparcie oraz działanie naszych narzędzi i systemów teleinformatycznych (np. przechowywanie danych), takim jak dostawcom IT, firmom hostingowym, serwisom IT, jak również podmiotom, które zapewniają bieżącą obsługę prawną, księgowo-rachunkową, doradcom zewnętrznym, firmom audytorskim.

Przekazywanie Twoich Danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Twoje Dane nie będą przekazywane do państw trzecich w rozumieniu RODO, tj. poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) ani do organizacji międzynarodowych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje Dane nie będą poddawane profilowaniu i nie będziesz podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

Współadministrowanie danymi

W ramach umowy o współadministrowanie Współadministratorzy uzgodnili zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodnili, że: (1) Współadministratorzy są odpowiedzialni za wykonanie wobec Ciebie obowiązku informacyjnego. (2) Współadministratorzy są odpowiedzialni wobec Ciebie za umożliwienie wykonywania przysługujących Tobie praw. Niezależnie od tego ustalenia, możesz wykonywać swoje prawa również wobec Współadministratorów. W takim przypadku Twoje żądanie zostanie rozpatrzone przez Współadministratora, który je otrzymał. Jeżeli Twoje żądanie otrzymali wszyscy Współadministratorzy, odpowiedzi udzieli każdy z nich.

Zasadnicza treść uzgodnień zawartych między Współadministratorami jest udostępniania podmiotom, których dane dotyczą. Prosimy o skierowanie prośby o udostępnienie treści uzgodnień bezpośrednio na wskazany adres siedziby wybranego Współadministratora lub podany niżej adres e-mail.